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Les établissements des PEP Alpes du Sud

L'ASSOCIATION TERRITORIALE DES PEP DES ALPES DU SUD

Règlement intérieur

RÈGLEMENT DE L’ASSOCIATION TERRITORIALE
DES PUPILLES DE L’ENSEIGNEMENT PUBLIC
DES ALPES DU SUD

Règlement intérieur modifié par
Le conseil d’administration
du 5 juillet 2013


PRÉAMBULE
L’association définit et met en œuvre sa politique (ses orientations, ses actions, ses moyens) dans ses instances statutaires (assemblée générale, conseil d’administration, bureau).
Les établissements et services sont les outils de cette politique. Ils rendent effectives les valeurs de l’association affirmées dans le préambule des statuts. Ils se dotent d’un projet validé par le conseil d’administration.
Les établissements sont assistés par des comités de gestion présidés, chacun, par un administrateur de l’association.
Les différentes commissions présidées par des administrateurs organisent la réflexion de l’association sur des thèmes précis, elles contribuent à la vie associative et au développement de ses actions.
Le budget de l’association, composé de ceux des établissements, des services et du siège, traduit sa politique.
L’association définit sa communication externe et interne ; celle-ci concerne l’ensemble des établissements, services et siège.
L’association organise les relations avec l’ensemble des partenaires, institutionnels ou autres.
L’association assume ses responsabilités vis-à-vis de ses établissements et services en organisant l’aide nécessaire à la mise en œuvre de sa politique et le contrôle de l'ensemble de leurs activités.
La transparence totale de fonctionnement, sous tous ses aspects, des établissements et services est donc la règle pour améliorer la qualité, l’efficacité, la fiabilité.

L’association organise également la collaboration entre établissements et services ainsi que la mutualisation des moyens. L’association centralise certains services techniques pour des raisons de fiabilité, d’efficacité et d’économie.

I - BUTS ET COMPOSITION DE L'ASSOCIATION

Art. R 1 - Dénomination & affiliation
L'association est nommée "Association territoriale des pupilles de l'enseignement public des Alpes du Sud" avec pour sigle PEP ADS.

Art. R 2 – Durée
Cf. Statuts S-2.

Art. R 3 - Siège administratif
L'association dispose d'un siège administratif situé au 11 rue des Marronniers Bâtiment Les Hirondelles IIIA 05000 GAP.
Une ou plusieurs antennes pourront être mises en place dans le territoire.

Art. R 4 – Buts, moyens
Les buts et moyens sont définis dans les statuts, article S.4

Art. R 5 – Composition de l’assemblée générale (VOIR S - 10)
5.1 – Est membre adhérent toute personne qui soutient l’association, qui adhère à ses finalités et qui concrétise son adhésion par le versement d’une cotisation annuelle. L’adhésion est un acte volontaire ; elle confère à chacun le droit à la délivrance d’une attestation qui en témoigne, à une information sur la vie statutaire et sur les activités de l’association
Peuvent être adhérentes :
- les personnes physiques mineures et majeures
- S'agissant des mineurs de moins de seize ans, les adhésions peuvent se faire, soit à titre individuel, soit par le truchement des maisons de lycéens, des foyers socio-éducatifs ou des coopératives scolaires des lycées, collèges et écoles primaires. Ne peuvent avoir voix délibérative que les adhérents adultes ou les adhérents mineurs âgés de plus de 16 ans légalement autorisé par les parents ou les tuteurs.
La participation des enfants de moins de 16 ans peut être assurée par leurs représentants adultes dans les sections ou les comités locaux lorsque ceux-ci existent.

5.2 – Les membres d’honneur sont des personnalités qui ont rendu d’éminents services à l’association.
Ces personnalités ne sont pas tenues de verser une cotisation annuelle mais dans ce cas elles ne peuvent participer à la vie statutaire de l’association qu’avec voix consultative.
La qualité de membre d'honneur est décidée par l'assemblée générale sur proposition du conseil d'administration.

5.3 - Le fichier de tous les adhérents est tenu régulièrement à jour au siège de l’association.

Art. R 6 – Adhésion : cotisation
Art. R 6.1 Adhésion des élèves à l’association territoriale :
Toute disposition utile doit être prise pour que chaque élève sache qu’il adhère à l’association territoriale à laquelle il apporte sa cotisation. En particulier, l’adhésion est concrétisée par la remise à chaque élève d’une carte individuelle d’adhérent.

Art. R 6.2 Cotisations :
Les cotisations sont encaissées à l’avance, dès le premier trimestre scolaire, bien qu’elles concernent l’exercice formé par l’année civile suivante. Toutefois lorsqu’il s’agit d’une première cotisation ainsi versée, elle confère immédiatement la qualité de membre de l’association.

Art. R 7 - Démission, radiation
Art. R 7-1 - Démission volontaire :
La démission est donnée par lettre adressée au président, par voie postale ou informatique.

Art. R 7-1 - Radiation : Un délai d’au moins quinze jours francs doit s’écouler entre la réception, par le membre susceptible d’être radié pour motif grave, de la lettre recommandée l’informant des griefs de l’association et l’invitant à présenter ses explications à la réunion du conseil d’administration convoqué à l’effet de l’entendre ou de prendre connaissance desdites explications.

II – ADMINISTRATION ET FONCTIONNEMENT

Art. R 8 - Frais de déplacement
Les administrateurs peuvent prétendre, sur justificatif, au remboursement de leur frais de missions occasionnés pour leur participation aux réunions statutaires et représentation de l’association sur la base du tarif SNCF 2ème classe ou de l’indemnité kilométrique fixée par la fédération générale, ou du barème du service des impôts selon le cas.

Art. R 9 – Les sections ou comités locaux
Dans le cas de l’existence de comité ou section locale, un représentant peut être invité à l’assemblée générale et/ou au conseil d’administration avec voix consultative dans l’un et l’autre cas.

Art. R 10 - L’assemblée générale Organisation - Réunion :
Les salariés adhérents ont voix consultative et ne peuvent être élus au conseil d’administration. Les membres de l'assemblée générale sont convoqués individuellement au moins quinze jours avant la date prévue. Les documents préparatoires s’y rapportant sont joints à la convocation ou tenus à disposition des adhérents huit jours avant la date prévue au siège administratif où ils peuvent être réclamés, ceci en fonction du volume des documents.
Les membres présents pourront disposer d’un mandat écrit au plus, remis au président, à l'ouverture de la séance.
Les votes ont lieu à main levée. Toutefois, le vote à bulletin secret est de rigueur s'il est demandé par l'un des membres présents.
Comme toutes les décisions de l'assemblée générale ordinaire, l'élection des administrateurs se fait à la majorité absolue des membres ayant voix délibérative, qu’ils soient présents ou représentés.
Une question non prévue par le conseil d’administration, sera portée à l’ordre du jour si :
1-Elle a fait l'objet d'une demande écrite, portant la signature de cinq membres ayant voix délibérative,
2-Elle a été déposée au siège administratif au moins huit jours francs avant la réunion.
Cette question peut ne pas figurer à l'ordre du jour accompagnant la convocation si celle-ci est déjà rédigée. Néanmoins, il est délibéré valablement sur la question. Le président en informe l'assemblée générale, à l'ouverture de la séance.

Art. R 11 – Assemblée générale
Les personnes invitées ont voix consultative.

Art. R 12 (cf. S 12, 13, 14) - Le conseil d’administration
Le conseil d’administration est composé des membres élus.
Des personnes qualifiées peuvent être invitées selon le besoin, à assister aux réunions du conseil d’administration avec voix consultative.
Les directeurs ou responsables des établissements et des services, le représentant des personnels1 et/ou son suppléant sont invités à chaque réunion du conseil d’administration.
Toute personne invitée assiste à tout ou partie d’une réunion du conseil si elle y est invitée par le président, ou à sa demande.
Ont voix délibérative : - les membres élus,
Ont voix consultative : - les invités.
(1)-Le représentant des personnels est le secrétaire du comité d'entreprise ou son représentant.

Art. R 13 - Réunion du conseil d'administration
Les convocations portant l’ordre du jour arrêté par le bureau sont adressées aux membres huit jours avant la date prévue. En cas d’urgence, ces délais peuvent être réduits.
Les documents préparatoires s’y rapportant sont joints à la convocation ou tenus à disposition des membres huit jours avant la date prévue au siège administratif où ils peuvent être réclamés.
En cas d’impossibilité, ces délais pourront être réduits.
Au début de chaque séance et avec l’accord de la majorité des présents, l’ordre du jour peut être complété à la demande d’un des membres du conseil d’administration.
Les questions présentées par l’un des membres du conseil d’administration et parvenues au siège administratif trois jours francs avant la réunion du conseil d’administration seront obligatoirement portées en complément de l’ordre du jour ; le président en informe le conseil d’administration à l’ouverture de la séance.
Les votes ont lieu à main levée. Le vote peut être fait à bulletin secret sur demande de l’un des membres participants.
Les procès-verbaux de séance sont adressés à tous les membres du conseil d’administration au plus tard avec la convocation pour la séance suivante.

Art. R 14 - Pouvoirs et obligations du conseil d'administration
(Cf. S.14).

Art. R 15 - Le bureau : élection de ses membres
L’élection des membres du bureau a lieu lors de la réunion du conseil d’administration qui suit immédiatement l’assemblée générale.
Responsabilité
Il étudie les orientations nouvelles que l’évolution et l’adaptation justifient afin de les soumettre au conseil d’administration.
Il arrête l’ordre du jour à soumettre au conseil d’administration et en fait une première étude.
Il exécute les décisions du conseil d’administration.
Il prend les initiatives et les décisions que la pratique courante ou l’urgence imposent et rend compte au conseil d’administration.

Composition : selon l’article S 15 des statuts.
Réunions :
Le Bureau peut inviter :
- les présidents des commissions,
- les directeurs et responsables des établissements et des services,
- toute personne compétente dont l'avis peut être utile.

Art. R 16 – Les présidents
Le président
Son rôle et ses pouvoirs sont définis par l'article S 16 des statuts. Le président est assisté de façon permanente pour les tâches définies ci-après par les vice-présidents, le secrétaire général et les administrateurs.
Les vice-présidents
Ils se voient confier les responsabilités qui incombent habituellement au président en cas d'absence ou empêchement de celui-ci ou lorsqu'ils sont mandatés par le président pour des actions déterminées. Ils peuvent avoir délégation du président. Chaque vice-président peut présider le comité de gestion d’un établissement.

Art. R 17 - Pouvoirs et obligations du secrétaire général
Le secrétaire général assiste le président dans ses tâches de coordination des activités du bureau et des services administratifs. Il est chargé de faire appliquer toutes les décisions prises en bureau ou par le conseil d'administration.
Il prépare avec le bureau les réunions statutaires et en annonce le déroulement.
Il constitue le lien permanent entre le président et les instances statutaires. Il est chargé d'établir et de présenter à l'assemblée générale le rapport moral et le compte rendu d'activité.
Il rédige et diffuse les comptes rendus des réunions de l'assemblée générale, du conseil d'administration et du bureau.
Il prend les décisions que l'urgence impose et en rend compte au bureau du conseil d'administration.

Art. R 18 - Pouvoirs et obligations du trésorier
Il contrôle et vise toutes les pièces de la comptabilité de l'association.
Il convoque la commission de contrôle des comptes.
Il présente à l'assemblée générale le compte d'exploitation et le bilan de l'exercice écoulé.
Il présente le budget prévisionnel au conseil d’administration.
Il peut déléguer les fonctions de contrôle et visas de toutes les pièces de la comptabilité de l’association au directeur général après accord du conseil d’administration.

Art. R 19 - Les commissions
Organisation
Elles sont composées de membres du conseil d'administration et de personnes qualifiées membres de l'association désignées par le conseil d’administration. Elles peuvent inviter ponctuellement des intervenants extérieurs sollicités pour leur compétence.
Rôle
Présidées par l'un de leurs membres désigné par le conseil d'administration, elles ont un rôle d'étude et de formulation de propositions envers le bureau et le conseil d'administration. Le président de la commission rapportera auprès de ces instances statutaires les conclusions des études menées.
Liste des commissions permanentes :
- commission "sociale et médico-sociale" (SMS)
- commission "domaine éducation et loisirs" (DEL)
- commission "finances"
- commission Maison départementale des adolescents (MDA).
Des groupes de travail peuvent être constitués, leur durée sera limitée à la réalisation de leur objet.

Art. R 20 - La direction de l’association et ses missions
Elle est composée de :
- Une direction générale,
- Une direction du domaine éducatif et des loisirs
- Une coordination de la Maison départementale des adolescents.

A- Les missions permanentes de la direction générale
La direction générale a un mandat permanent du président pour l’exercice de ses fonctions. Elle est placée sous l’autorité du président. Elle peut prendre toute décision en cas d’urgence après en avoir référé, si possible au président, à défaut au vice-président concerné ou éventuellement à un membre du bureau. Un compte rendu de la décision aura lieu lors de la réunion de bureau la plus proche.

a) –Au niveau associatif :

Elle est l’interface entre les élus (conseil d’administration, bureau) et les établissements et services. Elle a la responsabilité des missions suivantes :
1-Mise en œuvre, suivi et contrôle des décisions politiques et des projets de l’association dans tous ses domaines présents et à venir (Domaine éducatif et loisirs, secteur médico-social, maison départementale des adolescents,…).
2-Préparation des budgets de l’association et contrôle de leur exécution par délégation du trésorier.
3-Animation et coordination de la vie associative.
4-Mise en œuvre de la politique de communication.
5-Gestion des relations avec les partenaires.

b) –Au niveau du secteur médico-social :
1-Responsabilité des établissements et des services médico-sociaux.
2-Aide aux établissements et accompagnement des directeurs.
3-Direction du siège du médico-social.

B- Les missions permanentes de la direction du domaine éducatif et loisirs
1-Ces missions relèvent d’une subdélégation de la direction générale.
2-Direction des services « vacances », « classes de découvertes », « Sapad », etc.
3-Aide aux centres d’accueil et à accompagnement des directeurs.
4-La gestion du siège domaine éducatif et loisirs.
C- Les missions permanentes de la coordination de la maison départementale des adolescents
1-Ces missions relèvent d’une subdélégation de la direction générale.
2-Coordination et gestion du réseau de la maison départementale des adolescents.
3-Gestion du personnel de la maison départementale des adolescents.

Le directeur général et le directeur du domaine éducatif et loisirs sont recrutés si possible parmi les fonctionnaires de l’Éducation nationale.
Ils sont recrutés par une commission mandatée par le conseil d’administration. Ils ont un mandat permanent pour l’exercice de leurs fonctions.
Ils sont convoqués aux réunions du bureau et du conseil d’administration auxquelles ils participent avec voix consultative. Ils sont invités à se retirer à la demande du président.
Le directeur général est placé sous l’autorité du président.

Art. R 21 - Les relations dans l’association
Les salariés s’adressent aux instances politiques de l’association par l’intermédiaire de leur directeur de référence.

Art. R 22 - Administration des établissements
Chaque établissement ou service dispose d'un règlement intérieur arrêté par le conseil d'administration et annexé au présent règlement intérieur associatif.
Organisation générale
Chaque établissement ou service de l'association est pourvu d'un comité de gestion dont les membres sont désignés chaque année par le conseil d'administration.

Rôle du comité de gestion
D'une manière générale, le comité de gestion a un rôle d'aide et de contrôle de l'ensemble du fonctionnement de l'établissement. Le budget, le compte administratif et les projets d'investissement lui sont obligatoirement soumis.

Composition du comité de gestion
- un président désigné par le conseil d’administration,
- des membres du conseil d'administration,
- des membres extérieurs représentant les administrations, les collectivités locales, etc.

Le directeur de l'établissement participe à chaque réunion, ainsi qu'au moins un des cadres associatifs.
En outre, peuvent être conviés :
- les représentants élus du personnel,
- les chefs de services,
- toute personne dont les compétences peuvent être utiles.
Le président du comité rapporte sur la vie de l’établissement et les avis du comité aux instances statutaires. Il signe les convocations et les comptes rendus.

Art. R 23 – Contrôle des comptes
La commission de contrôle des comptes se réunit une fois par an, voire en tant que de besoin.

III – RESSOURCES DE L’ASSOCIATION

Art. R 24 – Ressources : cotisations des adhérents
Les cotisations des adhérents se répartissent ainsi :
- Cotisation adulte,
- Cotisation enfant.

Art. R 25 – Comptabilité
L’association tient une comptabilité consolidée par secteur (secteur non conventionné, secteur médico-social).

IV – ÉTABLISSEMENT, SERVICES, ORGANISATION DE L’ASSOCIATION

Art. R 26 – Recrutement
A - Diplômes
Les personnes recrutées devront posséder les diplômes et niveaux exigés légalement pour les fonctions sollicitées.
B - Composition des commissions de recrutement
1-Pour le recrutement des directeurs des établissements :
- par une commission composée du président et/ou du vice-président du secteur concerné, du directeur général et de toute autre personne qualifiée agréée par le conseil d’administration.
2-Pour le recrutement des autres salariés :
- par une commission composée du président et/ou du vice-président du secteur concerné, du directeur général, du directeur de l’établissement ou service concerné, et/ou de toute autre personne qualifiée choisie par la commission.
3-Mixité : dans la mesure du possible, la mixité sera respectée dans la composition de chacune des commissions.

Art. R 27 - Les missions permanentes des directeurs d’établissements et des services
La nomination confère aux directeurs les pouvoirs nécessaires à l’effet de gérer les établissements et services conformément au cadre posé par le document unique de délégation.

V – MODIFICATION, DISSOLUTION, SURVEILLANCE, RÈGLEMENT INTÉRIEUR

Art. S 28 - Assemblée générale extraordinaire (cf. statuts S.28).

Art. S 29 - Dévolution des biens (cf. statuts S.29).

Art. S 30 - Formalités (cf. statuts S.30).

. Art. S 31 - Surveillance (cf. statuts S.31).

Art. S 32 - Juridiction compétente (cf. statuts S.32).

Art. S 33 - Règlement intérieur
Règlement intérieur certifié conforme à la décision du conseil d’administration du 5 juillet 2013.

Le secrétaire général,
Le président,
Les PEP Alpes du Sud MASPHV